La Commission européenne a proposé le règlement COM(2024)531 visant à créer un guichet public multilingue connecté au Système d’information du marché intérieur (IMI) pour permettre l’e-déclaration des travailleurs détachés. Cette interface vise à standardiser un formulaire électronique regroupant les informations sur le prestataire, le travailleur détaché, la mission, le destinataire et la personne de contact, tout en offrant un accès utilisateur permettant au salarié de recevoir un extrait électronique de sa déclaration.
Pour les employeurs et les gestionnaires RH qui envoient des travailleurs, notamment des collaborateurs roumains, en France, Pologne ou dans les pays voisins, ce nouvel outil promet de simplifier les processus administratifs transfrontaliers. Toutefois, son adoption soulève des défis techniques, des enjeux de conformité RGPD et des implications opérationnelles qu’il convient d’anticiper.
Ce que propose concrètement le règlement COM(2024)531
La proposition législative prévoit la création d’une interface publique multilingue connectée à IMI afin d’héberger un formulaire électronique standard pour la déclaration des travailleurs détachés. Le formulaire couvre une « liste » de données que le texte définit, après débats entre Parlement et Conseil sur les champs exacts et la granularité des informations.
Le règlement laisse la participation des États membres volontaire : les États qui souhaitent utiliser l’interface doivent notifier la Commission six mois à l’avance. Ceux qui ne participent pas verront l’interface afficher des liens vers leurs systèmes nationaux existants, ce qui maintient une certaine flexibilité pour les outils nationaux de pré-déclaration.
Le Conseil a adopté une orientation générale le 22 mai 2025 et le Parlement (commissions IMCO/EMPL) a formalisé sa position en 2025 ; des trilogues ont été lancés à l’automne 2025 et les négociations interinstitutionnelles se poursuivent au 1er semestre 2026 pour aboutir à un texte final. Des pilotes restreints sont envisagés dès 2026 selon les documents officiels.
Gains escomptés pour les entreprises transfrontalières
La Commission met en avant des gains de productivité substantiels : une réduction du temps de saisie estimée à 73% et une baisse des coûts administratifs de l’ordre de 58% dans un scénario partiel. Si tous les États membres adhéraient, ces réductions pourraient atteindre jusqu’à 81% selon les évaluations.
Ces gains s’appuient sur la standardisation des données, la correction automatique des erreurs de saisie et la traçabilité renforcée des notifications. Pour des flux annuels estimés à environ 3,6 millions de notifications impliquant approximativement 2,6 millions de travailleurs, l’e‑déclaration doit permettre de limiter les omissions et donc le risque de sanctions pour les employeurs.
L’interface doit aussi fournir aux travailleurs détachés un extrait électronique de leur déclaration, renforçant la transparence et la preuve de conformité pour le salarié, un point souligné dans les arguments politiques de la Commission et repris par des représentants du Conseil.
Risques, protection des données et préoccupations sociales
Des organisations syndicales comme l’EFBWW et l’ETUC alertent sur le risque qu’une liste « maximale » de données et des limitations d’accès réduisent la capacité d’enquête des autorités. Elles réclament des garanties sur la possibilité d’ajouter des champs nécessaires aux inspections et sur la disponibilité des données pour protéger les droits des travailleurs.
Sur le plan RGPD, le règlement doit clarifier la conservation et l’utilisation des données personnelles. Le Conseil a indiqué qu’il était possible de prévoir des périodes de rétention supérieures à 36 mois selon le droit national, ce qui augmente le risque de divergences entre États membres et impose une vigilance particulière pour les employeurs stockant des extraits électroniques.
Les employeurs doivent aussi garder à l’esprit le juste équilibre entre transparence et protection des données personnelles des salariés : accès restreint, chiffrement, et politiques de rétention conformes aux règles nationales et européennes seront essentiels.
Défis techniques et d’interopérabilité
L’interfaçage technique entre l’interface publique et IMI, ainsi que l’alignement avec ESSPASS/A1 numériques et les systèmes nationaux, constitue un défi majeur. L’authentification via eIDAS, la compatibilité avec l’EUDI Wallet et la gestion sécurisée des échanges entre administrations exigent des travaux d’intégration et des tests poussés.
Les documents d’évaluation incluent une estimation consolidée des coûts pour la connexion IMI et l’exploitation initiale de l’outil. Les fédérations patronales insistent sur la nécessité d’API robustes, de guides techniques et d’un accompagnement pour les PME afin de limiter les coûts initiaux d’adaptation (intégration IT, formation, conformité).
Des pilotes nationaux ou régionaux envisagés dès 2026 permettront d’identifier les points d’achoppement techniques et d’ajuster les spécifications avant un déploiement plus large. La complexité augmente si l’on souhaite une intégration automatisée avec les systèmes RH des employeurs.
Conséquences pratiques pour les services RH et recommandations
Pour les agences de travail et les services RH qui gèrent des détachements (notamment d’origine roumaine), il est conseillé d’anticiper l’intégration des systèmes de paie et A1 avec l’interface : prévoir des API, tester l’eID et documenter les flux entre votre SIRH et l’e‑déclaration.
Il est également recommandé de revoir les procédures A1/paie et d’organiser l’archivage numérique des extraits électroniques conformément au RGPD et aux durées de conservation nationales. La formation des équipes sur l’usage de l’interface, la gestion des justificatifs et la réponse aux demandes d’inspection est indispensable.
Enfin, élaborez des scénarios opérationnels pour les secteurs ciblés par les inspections (bâtiment, transport routier, intérim, services techniques) : listez les documents nécessaires, automatisez la collecte des données et prévoyez des vérifications internes avant envoi de la déclaration.
Calendrier, coûts et suivi réglementaire
Le texte est en négociation depuis les positions adoptées en 2025 ; les trilogues entre Parlement et Conseil ont débuté à l’automne 2025 et les discussions se poursuivent en 2026. Un examen après cinq ans est prévu pour évaluer l’extension possible de l’outil aux déclarations provenant de pays tiers.
Les coûts réglementaires incluent des investissements publics pour la connexion IMI et l’exploitation initiale, mais aussi des coûts privés de mise en conformité pour les entreprises (intégration IT, formation). Diverses analyses (KPMG, notes sectorielles) insistent sur l’importance d’un accompagnement technique pour les PME.
Pour suivre l’évolution, consultez la proposition COM(2024)531 sur EUR-Lex, la position générale du Conseil du 22/05/2025, ainsi que les dossiers IMCO/EMPL du Parlement et les prises de position d’EuroCommerce, FIEC ou des syndicats comme EFBWW/ETUC.
Pour les acteurs du recrutement et de la mobilité internationale, le temps d’adaptation est une fenêtre d’opportunité : en mettant à jour vos systèmes, en automatisant vos processus et en formant vos équipes, vous transformerez cette obligation réglementaire en avantage compétitif.
Surveillez les trilogues, préparez vos intégrations techniques (API, eID), documentez vos flux A1/paie et mettez en place des politiques de conservation conformes au RGPD. L’e‑déclaration des travailleurs détachés est une mutation réglementaire majeure, bien gérée, elle réduira la charge administrative et facilitera le déploiement de travailleurs temporaires qualifiés à travers l’Europe.
